“Esta reunión pudo haber sido un correo electrónico”. La frase hasta hace poco era un chiste común en el ámbito corporativo que remitía al exceso de reuniones virtuales o bien al escaso juicio con el que se convocaban. Con la pandemia, ese chiste pasó a ser casi una rutina diaria, pero el confinamiento obligaba este tipo de encuentros para resolver todo tipo de inquietudes laborales. Sin embargo, resuelta la pandemia, queda por preguntarnos cómo nos relacionamos con estos encuentros que pueden ser esporádicos o bien cotidianos, aunque la cuestión central es resolver un criterio para convocar a mirarnos, entre todos, a través de una pantalla.
Una investigación reciente de Microsoft confirma que aún no hemos resuelto los obstáculos que tenemos para mejorar nuestra productividad y las reuniones improductivas son el principal motivo. Los datos de su investigación revelan una necesidad urgente de hacer que los encuentros sean más efectivos: las personas informan que las “reuniones ineficientes” son el principal factor disruptivo de la productividad, sentencia el informe publicado en mayo de este año. Pero el problema no solo es la ineficiencia de las reuniones, ya que la cantidad de encuentros también son señalados como el tercer obstáculo más frecuente. Microsoft es dueño de Teams, una de las aplicaciones más utilizadas en el mundo de la tecnología para reuniones virtuales, por eso tiene un dato revelador: desde febrero de 2020, las personas participan en tres veces más reuniones y llamadas de Teams por semana.
La mayoría de los entrevistados en la encuesta dice además que es difícil hacer una lluvia de ideas en una reunión virtual o enfocarse si se unió tarde a un encuentro. Además, una reunión mal planificada puede terminar en fracaso, ya que más de la mitad aseguró que los últimos minutos de las mismas no están claros y que siempre es difícil resumir lo que sucede. Y la inquietud por si la reunión pudo haber sido solamente un correo electrónico es fundamental, ya que cuando se preguntó qué hace que las reuniones valgan la pena, la principal motivación de las personas fue: “Recibiré información que me ayudará a hacer mejor mi trabajo”, antes de dar retroalimentación, tomar decisiones o avanzar en su carrera. Por lo tanto, el eje central de un encuentro sí podría haber resuelto a través de un simple mensaje.
Los datos de Microsoft entonces revelan que en realidad el problema no son las reuniones, sino la manera en que se diseñan. Son instancias que sí pueden empujar ideas, actualizar conocimientos y generar instancias de reciprocidad, siempre y cuando no sean largas, estén bien organizadas y tengan un propósito claro que no se convierta en un punto de estrés para quienes participan.
Cómo hacer reuniones más productivas
Skye Schooley, periodista de la revista Business, elaboró una lista de recomendaciones para hacer de reuniones más productivas. Uno de los primeros puntos que destaca es poner límites de tiempo a los encuentros, de esa forma se acuerda entre todos hasta cuándo estaremos concentrados y tendremos en cuenta el valor de nuestro tiempo. También recomienda compartir, por adelantado, la agenda de la reunión, de esa forma se limitan los temas a tratar y los miembros del equipo llegan más enfocados. También es recomendable asignar roles claros para los miembros de la reunión, como así también enviar información o detalle de los temas que se trataron durante el encuentro. Sobre las cosas que no recomienda están: hacer reuniones para actualizar estados (se puede enviar un correo para esto), comenzar tarde una reunión, hacer encuentros masivos y no dejar espacio para que las personas decidan no asistir a una reunión.
En síntesis, estamos a tiempo de dar un giro y aprovechar una práctica que nos dejó la pandemia, si es que aplicamos una serie de pautas que reduzcan el estrés y estimulen la participación. Solo de esa manera, las reuniones virtuales serán vistas como claves para impulsar nuestra creatividad y productividad.