¿Sigues anclada en el multitasking? Más que comprobado está que nuestro cerebro no está preparado para ello. En su lugar, a nuestro órgano vital le gusta que le digan qué hacer, una cosa detrás de la otra, para poder ejecutarla con mayor calidad y cuanto antes se convierta en automática, mejor. Hacer muchas cosas al mismo tiempo, solo nos permite hacer un poquito de cada tarea con muy poco progreso, menor productividad y más frustración. "Tu jefe no estará contento, tus clientes tampoco ni tus compañeros de trabajo. Pero, lo más importante, es que tú no estarás feliz con tus resultados", nos dice Marc Zao-Sanders, cofundador y CEO de filtered.com, una empresa de tecnología del aprendizaje. Esto sucede porque "tenemos muchos más distractores de los que teníamos hace 10, entre notificaciones, mensajes, correos, el teléfono en sí mismo, el mensajero que toca el timbre… Pero para que una tarea sea realizada con alta calidad, necesitas tiempo y dedicación".

El experto aclara que hay algunas acciones que se pueden hacer juntas e incluso obtener los beneficios de ambas: "dar un paseo y escuchar un pódcast al mismo tiempo, o cocinar escuchando música. Lo que el cerebro no puede hacer al 100% es realizar dos tareas que requieren igual demanda cognitiva".

LAS LISTAS DE TAREAS PENDIENTES INTERMINABLES, NO FUNCIONAN

¿Eres de las que hacen to-do-lists interminables? Pues, tampoco parecen funcionar por sí solas, porque solo es la enumeración de tareas que, si es muy larga, lo más probable es que terminemos frustrándonos al no poder cumplirlas todas y se nos genere un gran estrés. Si a ese listado de tareas, añadimos tiempos de ejecución, la hora de inicio y la de finalización, la planificación de cómo la vamos a realizar, notaremos poco a poco, que empezamos a hacer cada cosa con una intención, un sentido. Si es así, ya puedes decir que estás haciendo timeboxing.

QUÉ ES EL TIMEBOXING: el método para hacer una sola cosa a la vez

Mejor te lo puede definir Zao-Sanders, autor también de El método Timeboxing (Tendencias, de Urano, 2024), quien lo ha experimentado en primera persona. "Tengo 45 años y empecé a trabajar en 2001 como consultor estratégico, en Londres. Era muy trabajador, entusiasta, ambicioso profesionalmente y quería hacerlo bien, pero me organizaba muy mal, cometía errores, mis jefes pensaban que no estaba haciendo un buen trabajo y, realmente, tenían razón. Para revertir esa situación que me hacía sentir mal, me creé un Plan de Trabajo Diario, que no era más que una hoja de Excel donde ponía mis tareas del día y cuánto tiempo me llevaría cada una. Hice grandes progresos, pero aún faltaban muchas cosas, como en qué momento del día tendría que hacer esas tareas y fallaba en la interacción con otras personas. Así fue cómo, poco a poco, fui desarrollando la idea del timeboxing".

Para el experto, se trata de "seleccionar qué hacer antes de que surjan las muchas distracciones del día y especificar cada tarea en el calendario, indicando cuándo comenzará y cuándo terminará". En el fondo, es "vivir con una intención, y poder controlar tu vida y hacer las cosas que debes y quieres. Y no solo sirve para el trabajo, sino también para disfrutar del tiempo libro, reactivando tus relaciones familiares, con tu comunidad, tus vecinos, etc." El autor se familiarizó con esta técnica para estructurar tareas diarias y gestionar el tiempo tras leer un artículo en el Harvard Business Review titulado Why to do lists don’t work ("Por qué las to-do lists no funcionan").

4 PILARES DEL TIMEBOXING: HÁZLO BIEN, NO PERFECTO

Es muy sencillo, lógico, natural y fácilmente ejecutable. "Casi todas las personas, por no decir todas, tenemos un calendario digital o analógico, en el que apuntamos nuestras tareas". El timeboxing es eso, pero con más información y al detalle. "Lo bueno es que para incorporarlo a tu vida, no tienes que crear un nuevo hábito, sino que de perfeccionar uno que ya venimos aplicando, casi sin darnos cuenta", opina Sanders, quien habla de cuatro bases fundamentales.

1. Qué: se trata de decidir de manera consciente y cuidadosa las tareas, priorizarlas y, lo más importante, ser realista a la hora de plantearlas. "Si sabes que los niños vendrán a determinada hora y que querrás estar con ellos, contémplalo también en tu timeboxing", sugiere el consultor. En esos casos, también se incluye ese tiempo en la previsión, dejando algo de margen.
2. Cuándo: estableces el momento en que vas a realizar la tarea y la registras en tu calendario. Cada acción debe tener su caja o celda, con una hora de inicio y una de finalización, las que indicarán el tiempo que te llevará realizarla. También debes tener en cuenta la hora del día. Hay tareas que te resultarán mejor en la mañana, mientras que otras, por la tarde.
3. Una: se refiere a hacer una sola cosa a la vez. "Desde la hora de inicio, conviene poner el foco solo en un informe, una entrevista, una persona, o una tarea. Solo una y nada más. Después, la siguiente, y así".
4. Suficiente: la idea de Sanders es que, en vez de buscar la perfección en cada tarea, reconozcas cuando está lo suficientemente bien hecha como para acabarla. "Pensar esto, te ayuda a terminar las cosas en hora. De lo contrario, puedes seguir eternamente mejorándola, añadiendo más y más tiempo extra".

7 BENEFICIOS DE PASARTE AL TIMEBOXING: VIVIR MEJOR

• Registrarás presente y pasado. "Puedes tener registrado de manera cronológica todo lo que has hecho y cuándo", dice el experto.
• Reducirás el estrés. Hacer una cosa a la vez, proporciona calma y serenidad. "Algo puede ser muy estresante por su dificultad, pero se hace posible de hacer, mientras que si tienes tres cosas igualmente demandantes, seguramente serán imposibles de realizar".
• Vivirás con intención. Te permite ser consciente de lo que debes y quieres hacer, y te insta a pensar las cosas más profundamente.
• Serás más productiva. No solo se trata del trabajo que puedes sacar adelante, sino que realmente tienes el foco en lo que quieres y debes hacer, y eres capaz de cumplir las tareas.
• Mejorarás la colaboración. El timeboxing no solo te vuelve más eficiente en tu trabajo, sino que permite ayudar a otros, entenderlos mejor y saber cuando tu intervención es de utilidad.
• No eternizarás las tareas. Si no tienes un límite de tiempo para hacer una tarea, puedes seguir haciéndola indefinidamente, por lo que puede cansarte, hacerte cometer más errores, aburrirte o hartarte. Y, además, retrasas tus otras tareas.
• Lograrás momentos felices. Si lo haces así día a día, al final habrás conseguido tu propósito y estarás viviendo de manera serena, feliz y plena.

LOS PROBLEMAS QUE RESUELVE

En el libro de El método deltimeboxing, el autor asegura que el problema está en que, en general, gestionamos mal el tiempo, procrastinamos, no concretamos las tareas y ello "nos hace sentirnos poco libres, comprometemos en exceso con cosas que, al final, no podemos cumplir, y ser presas de la ansiedad", dice.

El timeboxing no es ninguna de las estrategias de gestión del tiempo que conocemos y, al mismo tiempo, se puede aplicar con todas. Por ejemplo, una que implique hacer primero la tarea más importante, conocida como eat that frog ("cómete esa rana") puede funcionarte bien, por lo que es posible añadirla en tu timeboxing, sin problema. "Pero hay personas que no se sienten cómodas empezando con tareas pesadas, piensan que no les dará tiempo a hacer el resto o no se sienten seguras. Para ellos, el timeboxing también es útil porque pueden colocar esa tarea en otro tramo del calendario".

CÓMO EMPEZAR A GESTIONAR BIEN TU TIEMPO

1. Los primeros 15 minutos para planificar. Indica los horarios de principio y fin, dejando pausas y contemplando tiempos para hacer otras cosas. Deja alguna caja libre para imprevistos. Ponte un recordatorio en el calendario para que esos 15 o 20 minutos sean sagrados.
2. Ten conciencia de tus tiempos. Es importante prestar atención a los tiempos que nos llevan las tareas y cuándo es mejor hacerlas. "No importa si funcionas mejor en el día o por la tarde. Lo importante es saberlo". Así, si estás más activa mentalmente por la mañana, deja el trabajo más demandante para esas primeras horas; lo mismo si eres de las que trabajan mejor por las tardes.
3. Puntúa tus tareas. Una de las dificultades que tenemos cuando hacemos listas de tareas es que no sabemos discernir qué es lo importante o lo urgente de lo que no lo es. Para ello, Zao-Sanders nos da un buen consejo. Anota absolutamente todas las tareas que quieres o debes hacer, y vuélcalas en una columna de hoja de cálculo. En otra columna, puntúa cada una del 1 al 10. Por muchas tareas que tengas, siempre habrá algunas que te parezcan cruciales a las que pondrás un 10, 9 u 8. Si tienes dudas, usa el 5 como punto medio y a partir de ahí piensa si su importancia es mayor o menor. Al final, verás de forma muy visual, ver qué tareas han puntuado alto, que son las que deberás hacer primero o dedicarle más tiempo. También podrás borrar las últimas de la lista, puntuadas con valores de 0, 1 o 2.
4. Calendariza. Pon en el calendario cada tarea, con su hora de inicio y fin.
5. Ten un plan. Haz un plan de cuándo quieres que sucedan o se realicen las tareas. Si haces esto cada día, al final de tu vida, vas a notar que has vivido bien, llena de intenciones. Si, por alguna razón, tienes cambios de planes, anula tus otras tareas o, simplemente, cámbiala de sitio en el calendario.
6. Revisa. Confirma o analiza si los tiempos contemplados en tu timeboxingcoinciden con la realidad; si no es así, ajusta.